תקן ניהול מאפשר לארגון לבנות מערכת כללי עבודה מובנית (structured) וברורה לשם השגת יעדיו. בארגונים קטנים מאוד , הציפייה היא שכל אחד מהעובדים יכיר היטב את תפקידו בארגון.

החל מגודל מסוים (לפעמים אף 2-3 עובדים), נדרשות הגדרות יותר פורמליות על מנת להבטיח שכל אחד מהעובדים יידע את חלקו ותפקידו בתוך המערכת. הדבר חשוב הן בפעילות היום יומית והן בפעילויות המתבצעות לעיתים יותר רחוקות (חודשית, רבעונית, שנתית, במצבי חירום) ושאינן חלק משגרת העבודה הרגילה.
ארגון ISO בנה סדרת תקני ניהול (MSS) בעזרת מומחים בינלאומיים בנושאים שונים. זאת, על מנת לעזור לארגונים לשפר ביצועים באמצעות הגדרת פעילויות חוזרות (repeatable) להשגת מטרות ובניית תרבות ארגונית המגיבה באופן טבעי לשינויים בסביבה, לצורך להתייעל, להצעות לשיפור ויוצרת מודעות גבוהה לתהליכי שיפור, הן אצל העובדים והן אצל ההנהלה.

יתרונות יישום תקני ניהול

בין היתרונות ביישום תקני ניהול אלה ניתן לציין:

• שיפור וייעול השימוש במשאבים ובהון
• שיפור ניהול הסיכונים, והגנה על האנשים והסביבה
• שיפור היכולת לספק מוצרים ושירותים בעלי טיב אחיד תוך הגדלת ערך ללקוחות ולכל בעלי העניין

תקני הניהול של MSS מהווים קונצנזוס בקרב מומחים מכל העולם בנושאי ניהול, אסטרטגיות ניהוליות ותהליכי ייעול ושיפור. תקנים אלה ניתנים ליישום בכל ארגון בכל גודל.

 

סוגים של תקני ניהול

תקני הניהול מתחלקים לשני סוגים:

1. תקני Type A מכילים דרישות (requirements ) ואפשר לקבל הסמכה על יישומם.
2. תקני Type B , אלה תקני "עזר" המכילים הנחיות, הגדרות והמלצות ועוזרים בתהליכי היישום של התקנים מהסוג הראשון.

סקר ארגוני - Audit

ביצוע סקר מאפשר לארגון לבדוק את מידת ההתאמה שלו לתקן שהוא מיישם ובאיזו מידה הוא עומד ביעדים הארגוניים שהוא קבע לעצמו.
ארגון ISO פרסם תקן ISO19011:2011 -Guidelines for auditing management systems המכיל הנחיות לביצוע סקר פנימי או חיצוני.

 

הסמכה - Certification

ארגון אינו נדרש לעבור הסמכה של גוף בלתי תלוי כדי לעמוד בסטנדרט מסוים. היתרונות של יישום תקן בארגון מתבטאים בשטח גם ללא קבלת הסמכה חיצונית פורמלית. הסמכה חיצונית מסייעת כאשר יש דרישה רגולטורית לכך, כתחליף לצורך לעמוד בפני בדיקות נאותות של גורמים שונים כגון : שלטונות, לקוחות, רגולטורים ועוד.

ארגון ISO אינו עוסק בהסמכה באופן ישיר. לצורך כך פורסמו מספר תקנים המגדירים את עבודת גופי ההסמכה. התקנים העיקריים בהקשר של התקנים הניהוליים הם:

1. ISO/IEC 17021-1:2015 Conformity assessment -- Requirements for bodies providing audit and certification of management systems
2. ISO/IEC 17024:2012 Conformity assessment -- General requirements for bodies operating certification of persons
3. ISO/IEC 17065:2012 Conformity assessment -- Requirements for bodies certifying products, processes and services
   תקנים אלה מגדירים את שיטת העבודה של גופים העוסקים בהסמכת אנשים, ארגונים או מוצרים. גופים אלה צריכים לעבור פעולה הנקראת אקרדיטציה – accreditation על ידי גוף חיצוני לבדיקה של עמידתם בתקן הנדרש ובקרה שוטפת.
   חבר ארגון ISO וארגונים נוספים המתמחים בכך יכולים לבצע אקרדיטציה.